Quy trình 5S là một trong những quy trình được sử dụng để tối ưu hóa tổ chức và quản lý môi trường sản xuất. Đây không chỉ đơn thuần là một phương pháp sắp xếp nơi làm việc mà còn là một hệ thống giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình 5S và cách triển khai quy trình này trong doanh nghiệp. Quy trình 5S là gì?Quy trình 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức được phát triển bởi người Nhật Bản nhằm tối ưu hóa môi trường làm việc trong một tổ chức, đặc biệt là trong ngành sản xuất. Tên gọi “5S” đến từ năm chữ S trong năm yếu tố:
Quy trình 5S không chỉ giúp cải thiện hiệu suất sản xuất mà còn tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hiệu quả hơn. 5S có thể được áp dụng không chỉ trong ngành sản xuất mà còn trong nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau để tối ưu hóa quy trình và tăng cường năng suất. ![]() Mục tiêu của quy trình 5S là gì?Nhiều doanh nghiệp đã triển khai nhiều chiến lược với phương pháp quản lý môi trường làm việc 5S nhằm tạo ra quy trình sản xuất tối ưu nhất. 5S được thiết kế để giảm lãng phí và tối ưu hóa năng suất thông qua việc duy trì một môi trường làm việc gọn gàng. Bằng cách duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức, quy trình 5S giúp giảm thiểu sai sót và sự cố, dẫn đến cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nguồn gốc của quy trình 5SQuy trình 5S có nguồn gốc từ Hệ thống Sản xuất của Toyota (Toyota’s Total Production System – TPS) được phát triển bởi Taiichi Ohno và Eiji Toyoda cùng với các kỹ sư công nghiệp người Nhật Bản vào năm 1950. Sau này, Sakichi Toyoda (Cha của Cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản) cùng con trai của ông là Kiichiro và Taiichi Ohno đã tái thiết kế TPS và đặt tên quy trình mới là “5S”. Ba đại diện của Toyota đã xem xét dây chuyền lắp ráp của Ford Motor Company và quy trình lưu kho tại chuỗi siêu thị Piggly Wiggly để tạo ra một quy trình mới. Quy trình 5S được thiết kế bởi Toyota cho thấy mỗi nhân viên đều có một mức độ quan trọng riêng và mọi công việc đều góp phần vào sản phẩm cuối cùng. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên áp dụng 5S5S là một quy trình hữu ích cho hầu hết mọi doanh nghiệp không phân biệt ngành nghề. Tuy nhiên, có một số tình huống có thể là dấu hiệu cho thấy công ty bạn cần phải áp dụng quy trình 5S sớm nhất có thể: Hiệu suất vận hành kémNếu bạn cảm thấy mình không đạt được mục tiêu hoặc đang không làm việc ở năng suất tối đa, 5S có thể giúp xác định và loại bỏ sự những yếu tố dẫn đến sự thiếu hiệu quả. Sử dụng các phương pháp làm việc tiêu chuẩn, công thái học và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa tài nguyên của mình. ![]() Giá vật liệu hoặc chi phí hoạt động tăngCác công ty không áp dụng 5S hoặc các hệ thống quản lý tương tự khác có thể tiêu tốn nhiều tiền hơn mức cần thiết do sản xuất quá nhiều và tích trữ quá nhiều vật liệu. Trong xây dựng tinh gọn (lean construction), những sự lãng phí về thời gian, nhân lực, nguyên liệu và tài nguyên được giảm thiểu đến mức tối đa. Thiếu sự nhất quán trong chất lượng và sản lượngSự không nhất quán trong chất lượng và sản lượng chịu ảnh hưởng trực tiếp từ khía cạnh công thái học. Tuân thủ các nguyên tắc 5S có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động bằng cách đặt máy móc, thiết bị, công cụ và vật liệu ở các vị trí tối ưu để dễ tiếp cận và giảm thiểu sự cản trở vật lý. Bằng cách này, lượng thời gian và năng lượng tiêu tốn để tìm kiếm tài nguyên được giữ ở mức tối thiểu, dẫn đến sự cải thiện về chất lượng và sản lượng. Nhận về nhiều phàn nàn của khách hàngNgày càng nhiều trường hợp phàn nàn từ khách hàng là một dấu hiệu đỏ mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Nếu đa số những phàn nàn này liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ, phương pháp 5S có thể giúp công nhân tập trung vào việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. ![]() Các yếu tố của quy trình 5STiếp theo đây, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào tìm hiểu từng yếu tố của quy trình 5S và cách chúng ta áp dụng các yếu tố này trong doanh nghiệp. 1. Sàng lọc (Seiri – 整理)Bước đầu tiên của quy trình 5S là Seiri – Sàng lọc. Trong bước này, hãy kiểm tra tất cả các công cụ, nội thất, vật liệu, thiết bị, v.v. trong khu vực làm việc để xác định những gì cần thiết, nên giữ lại và những gì cần phải loại bỏ. Một số câu hỏi có thể giúp bạn sàng lọc bao gồm:
Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng vật dụng trong văn phòng hoặc nơi làm việc. Không gian làm việc sẽ gọn gàng hơn khi loại bỏ các vật dụng không cần thiết hoặc ít được sử dụng vì chúng có thể gây cản trở hoặc chiếm diện tích không cần thiết. Khi đã xác định được những gì không cần thiết, hãy xử lý chúng theo các cách sau:
![]() Trong trường hợp giá trị của một vật dụng không rõ ràng. Ví dụ, đó là một công cụ chưa được sử dụng gần đây nhưng có người nghĩ rằng có thể cần trong tương lai thì hãy đánh dấu chúng bằng cách dán “thẻ đỏ”. “Thẻ đỏ” là bìa hoặc tem có thể gắn vào các vật dụng cần xem xét. Hãy điền các thông tin sau lên thẻ:
Các vật dụng được gắn “thẻ đỏ” sẽ được xếp vào một không gian riêng biệt. Nếu sau một khoảng thời gian quy định (có thể là một hoặc hai tháng) mà vật dụng đó không được sử dụng thì đến lúc xử lý nó theo các cách đã đề cập ở trên. 2. Sắp xếp (Seiton – 整頓)Sau khi loại bỏ các đồ đạc thừa thãi, bạn hãy sắp xếp các vật dụng còn lại trong không gian làm việc. Sau đây là những câu hỏi mà bạn cần xem xét:
Trong bước này, mọi người cần xác định xem sắp xếp như thế nào là hợp lý nhất và tránh lãng phí hoặc thừa thãi. Sự “lãng phí” ở đây có thể được xem là:
![]() 3. Sạch sẽ (Seiso – 清掃)Giữ sạch sẽ lại là một trong những điều dễ bị bỏ sót nhất khi công việc bận rộn. Bước 3 trong 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, điều này bao gồm quét dọn, lau chùi, sắp xếp công cụ và vật liệu vào nơi phù hợp, v.v. Tất cả nhân viên đều cần chịu trách nhiệm về việc giữ vệ sinh khu vực làm việc của mình. Bạn cũng nên hướng dẫn nhân viên cách vệ sinh thiết bị mà họ cần dùng trong công việc. Ngoài việc giữ gìn vệ sinh, điều này cũng liên quan đến việc bảo dưỡng định kỳ các thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch cho việc bảo dưỡng giúp các doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện ra vấn đề và ngăn chặn sự cố. Việc bảo dưỡng thường xuyên sẽ giúp hạn chế khả năng tạm ngừng công việc vì lỗi liên quan đến sự cố kỹ thuật. ![]() 4. Săn sóc (Seiketsu – 清潔)Với ba bước đầu tiên, bạn đã có một không gian làm việc ngăn nắp và các thiết bị, vật dụng thừa thãi đã được dọn dẹp. Tuy nhiên, vấn đề là không gian làm việc sẽ tiếp tục bừa bộn như cũ nếu mọi người không thường xuyên giữ vệ sinh và sắp xếp. Bước 4 đề cập đến việc biến hành vi dọn dẹp trở thành một thói quen. Doanh nghiệp có thể tạo lịch trình hoặc hướng dẫn vệ sinh để đảm bảo sự ngăn nắp. Tùy thuộc vào không gian làm việc, nên có một danh sách kiểm tra 5S hàng ngày để kiểm tra các nhiệm vụ làm sạch phải diễn ra và ai chịu trách nhiệm thực hiện. Ban đầu, mọi người có lẽ sẽ cần những lời nhắc nhở để tuân theo quy trình 5S. Doanh nghiệp có thể dán poster hoặc gắn nhãn nhắc nhở ở những nơi mọi người dễ thấy. Theo thời gian, việc giữ vệ sinh trở thành một phần của công việc hàng ngày. ![]() 5. Sẵn sàng (Shitsuke – 躾)Khi quy trình 5S đã được thiết lập, các doanh nghiệp phải thực hiện quy trình này liên tục và cập nhật chúng khi cần thiết. “Shitsuke” đề cập đến việc duy trì 5S với sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên ở mọi phòng ban, ai cũng cần thực hiện quy trình 5S để nó trở thành một phần của văn hóa công ty. Về lâu dài, bạn sẽ bắt đầu nhận ra những kết quả tích cực nhờ quy trình quản lý này.
![]() Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quy trình 5S là gì?Ngày càng nhiều công ty sử dụng quy trình 5S để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Rõ ràng, quy trình này là một phương pháp giúp cải thiện năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Một số lợi ích đạt được từ quy trình 5S bao gồm:
![]() Những yếu tố giúp triển khai thành công quy trình 5SĐể đạt được hiệu quả cao khi việc triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khác bên cạnh việc hiểu rõ tiêu chuẩn và các bước thực hiện 5S. Các yếu tố đó bao gồm: Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạoĐể đảm bảo chất lượng quy trình 5S trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cần hỗ trợ nhân viên và tham gia thực hiện quy trình. Ngoài việc việc giám sát và chỉ đạo, họ cần thực hiện đánh giá quy trình và lắng nghe phản hồi từ nhân viên thường xuyên để đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Tinh thần học hỏi lẫn nhauTinh thần học hỏi lẫn nhau giữa các bộ phận là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình triển khai quy trình 5S. Điều này giúp cho nhân viên ở các phòng ban hoặc khu vực làm việc khác nhau có thể so sánh được hiệu quả của quy trình 5S, học hỏi lẫn nhau và tìm ra những phương pháp tốt nhất để áp dụng cho phòng ban và khu vực của mình. Liên tục cập nhậtĐể bảo đảm rằng quy trình 5S có thể duy trì được hiệu quả lâu dài trong tương lai, doanh nghiệp cần phải nắm bắt những thay đổi hoặc cải tiến về thiết bị, vật dụng, không gian làm việc và cách thức làm việc. Khi có được sự linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với xu hướng chung, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh các tiêu chuẩn 5S và tránh việc áp dụng cứng nhắc dẫn đến hoạt động kém hiệu quả. Đánh giá định kỳViệc đánh giá định kỳ kết quả nhằm giúp doanh nghiệp kịp thời nhận biết hiện trạng, phát hiện những lỗ hổng đồng thời có thể phát huy những mặt tích cực trong quy trình 5S. Điều này giúp cải thiện liên tục quy trình và đảm bảo rằng nó duy trì được hiệu quả trong doanh nghiệp. Lời kếtQuy trình 5S là một công cụ quản lý không gian làm việc giúp tạo ra môi trường làm việc tối ưu và nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp. Bằng cách sắp xếp, dọn dẹp và duy trì sự gọn gàng, quy trình này giúp tăng năng suất, giảm lãng phí và làm nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai của doanh nghiệp. Hy vọng với những kiến thức trên, Miko Tech đã giúp bạn giải đáp thắc mắc và đừng quên truy cập để đọc thêm nhiều bài viết thú vị! Via https://mikotech.vn/quy-trinh-5s/
0 Comments
Leave a Reply. |
|